Podstawą sprawnego działania każdego lokalu jest kontrola zapasów w magazynie. Inwentaryzacja wpływa na Twój realny dochód i zysk, dlatego jest tak ważnym procesem. To dzięki niej jesteś w stanie uniknąć większości przeszkód związanych z dostawami, zużyciem produktów oraz personelem.
Inwentaryzacja zapewnia kontrolę nad całkowitymi kosztami, jakie ponosi lokal. W przypadku baru inwentaryzacja dostarcza informacji na temat użytego alkoholu i realnego stanu w magazynie. Dostępna nowa aplikacja magazynowa GoStock pozwala przeprowadzać inwentaryzację baru jeszcze szybciej – dzięki kompletnej bazie danych, aplikacji do wagi oraz aplikacji mobilnej.
Charakteryzuje się ona przejrzystym interfejsem, łatwością w obsłudze oraz pełną funkcjonalnością dla magazynów gastronomicznych i detalicznych. Nie musisz już przeprowadzać inwentaryzacji tradycyjnymi metodami: za pomocą pasków miarowych do butelek oraz tysięcy zużytych kartek. GoSTock zawiera specjalną zakładkę do zarządzania magazynami, w której można gromadzić wszystkie faktury, zamówienia, a także sprawdzać stan magazynu z każdego miejsca. Za sprawą raportów w łatwy sposób możesz przeanalizować inwentaryzację i odnaleźć błędy. Dzięki temu proces inwentaryzacji przebiega sprawnie, szybko i pod kontrolą. Więcej informacji o aplikacji znajdziesz pod adresem https://gopos.pl/gostock.
Możemy wyróżnić kilka typów inwentaryzacji w zależności od częstości jej przeprowadzania. W lokalach gastronomicznych, za standard uznaje się przeprowadzanie inwentaryzacji co miesiąc. Specyfika baru jest jednak trochę inna, gdyż zalecane jest sprawdzanie zasobów magazynu co tydzień a nawet codziennie. Możemy mieć do czynienia również z nagłą, wcześniej niezaplanowaną inwentaryzacją, która może obejmować sprawdzenie określonych pozycji, dodatkowo przebiegać podobnie, jak w przypadku pełnej inwentaryzacji kuchni lub baru. Tutaj najważniejszy jest element zaskoczenia, czyli brak informacji dla pracowników o planowanym sprawdzeniu stanów magazynowych.
Inwentaryzacja może uwidocznić rozmaite niedociągnięcia, takie jak: błędy w jednostkach, zduplikowane pozycje, nieprzestrzeganie receptur przez kucharzy i barmanów, a także kradzieże.
W momencie występowania rozbieżności, Twoi menedżerowie muszą umieć czytać wszystkie raporty i wyjaśniać powstałe różnice oraz rozumieć przyczyny powstałych niezgodności. Chodzi tutaj o konkretną analizę.
Gdy sprzeczności zostaną wychwycone, należy:
- Sprawdzić jednostki miary podane w aplikacji magazynowej GoStock;
- Przeanalizować składy receptur;
- Kontrolować dodatkowo te produkty, które wielokrotnie wychodzą w inwentaryzacji na minus;
- Przeprowadzić dodatkowe szkolenia dla początkujących kucharzy i barmanów;
- Zweryfikować szczegółowo faktury. Jeśli nie ma w nich błędów, to przyczyn niezgodności może być kilka: kradzież, nieodnotowanie w systemie, nieuwaga przy wprowadzaniu dostawy lub sprzedaży.
Dopuszczalny procent braków i rozbieżności dla różnych typów lokali waha się w granicach od 3-5%, należy jednak pamiętać, że tak naprawdę wszystkie rozbieżności są nieakceptowalne, wskazują bowiem na brak dobrej organizacji pracy i słabej kontroli, dlatego tak ważne jest staranne przeprowadzenie inwentaryzacji, a co najważniejsze, współpraca z lojalnymi ludźmi.